Allgemeines Spesenreglement =========================== Allgemeines ----------- Geltungsbereich ~~~~~~~~~~~~~~~ Dieses Spesenreglement gilt für alle Mitarbeitenden der Firma confirm IT solutions, welche mit dieser in einem Arbeitsverhältnis stehen. Definition des Spesenbegriffs ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Als Spesen im Sinne dieses Reglementes gelten die Auslagen, die Mitarbeitenden im Interesse des Arbeitgebers angefallen sind. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihre Spesen im Rahmen dieses Reglementes möglichst tief zu halten. Aufwendungen, die für die Arbeitsausführung nicht notwendig waren, werden von der Firma nicht übernommen, sondern sind von den Mitarbeitenden selbst zu tragen. Im Wesentlichen werden den Mitarbeitenden folgende geschäftlich bedingten Auslagen ersetzt: - Fahrtkosten - Verpflegungskosten - Übernachtungskosten - Übrige Kosten Grundsatz der Spesenrückerstattung ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Die Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. Fallpauschalen werden nur in den nachfolgend angeführten Ausnahmefällen gewährt. Fahrtkosten ----------- Bahnreisen ~~~~~~~~~~ - Für Geschäftsreisen im In- und Ausland sind alle Mitarbeitenden berechtigt, im Zug die 1. Klasse zu benützen. - Bei Bedarf wird den Mitarbeitenden ein persönliches Halbtaxabonnement zur Verfügung gestellt. - Für Mitarbeitende, die aus geschäftlichen Gründen oft mit der Bahn reisen, kann nach Bedarf ein Generalabonnement (GA) ausgestellt werden. .. note:: Inhaber eines Generalabonnementes haben keinen Anspruch auf Autoentschädigungen und können in ihrer Steuererklärung keinen Abzug für den Arbeitsweg vornehmen. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht. Tram- und Busfahrten ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - Für Geschäftsfahrten wird den Mitarbeitenden ein entsprechendes Tram- bzw. Busbillet zur Verfügung gestellt. - Bei Bedarf kann Mitarbeitenden ein regionales Spezialbillet oder eine Verbundkarte ausgestellt werden. .. note:: Inhaber solcher Fahrausweise können in der Regel keinen Abzug für die Kosten des Arbeitsweges vornehmen. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht. Flugzeug ~~~~~~~~ - Alle Mitarbeitenden können für Flugreisen die Business-Class benützen. - In dringenden und ausserordentlichen Fällen, oder wo dies aus Repräsentationsgründen sinnvoll ist, kann First-Class geflogen werden. .. important:: Meilengutschriften, Bonuspunkte und Prämien etc., die den Mitarbeitenden anlässlich von Geschäftsreisen von den Luftverkehrsgesellschaften gutgeschrieben werden, sollen für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Dienstfahrten mit Privatwagen/Taxi ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen. - Die Kosten für den Gebrauch des privaten Motorfahrzeuges/Taxis für eine Geschäftsreise werden nur dann vergütet, wenn durch deren Benützung eine wesentliche Zeit- und/oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. - Wird trotz guter öffentlicher Verkehrsverbindungen das eigene Fahrzeug/Taxi benützt, werden nur die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels vergütet. .. hint:: Die Entschädigung beträgt CHF 0.70 pro Kilometer. Geschäftswagen ~~~~~~~~~~~~~~ - Die Firma kann ihren Mitgliedern der Geschäftsleitung/Mitarbeitenden Geschäftswagen zur Verfügung stellen. - Der Geschäftswagen kann auch privat genutzt werden. - Die Anschaffungs- sowie sämtliche Unterhaltskosten werden von der Firma bezahlt. - Von den Mitarbeitenden selbst zu tragen sind die Benzinkosten, die ihnen bei ferienbedingten Autofahrten entstehen. - Mitarbeitenden, die über einen Geschäftswagen verfügen und vollständig oder teilweise im Aussendienst tätig sind, wird im Lohnausweis unter Ziffer 15 Bemerkungen der prozentuale Anteil der Aussendiensttätigkeit bescheinigt. .. hint:: Für die Privatbenützung wird den Mitarbeitenden pro Monat 0,9% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens CHF 150, im Lohnausweis aufgerechnet. Ein Abzug für den Arbeitsweg entfällt. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht. .. note:: Kann der Geschäftswagen vom Mitarbeitenden gekauft werden, bildet eine allfällige Differenz zwischen dem Kaufpreis und dem Verkehrswert (Ankaufswert nach Eurotax) Bestandteil des steuerpflichtigen Bruttolohnes. Verpflegungskosten ------------------ Treten Mitarbeitende eine Geschäftsreise an oder sind sie aus anderen Gründen gezwungen, sich ausserhalb ihres sonstigen Arbeitsplatzes zu verpflegen, haben sie Anspruch auf folgende Pauschalvergütung: - Frühstück (*bei Abreise vor 07.30 Uhr bzw. bei vorangehender Übernachtung, sofern das Frühstück in den Hotelkosten nicht inbegriffen ist*): CHF 15 - Mittagessen: CHF 30 - Abendessen (*bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr*): CHF 30 .. note:: - Bei Mitarbeitenden, die 40 % bis 60 % der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten, wird ein entsprechender Hinweis im Lohnausweis angebracht (Feld G des Lohnausweises). - Bei Mitarbeitenden, die mehr als 60 % der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten, wird im Lohnausweis unter Ziffer 15 Bemerkungen folgender Hinweis angebracht: "Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt". Übernachtungskosten ------------------- Hotelkosten ~~~~~~~~~~~ - Für Übernachtungen sind in der Regel Hotels der Mittelklasse zu wählen. - Ausnahmsweise kann, sofern es durch das Geschäftsinteresse bedingt ist, aus Repräsentationsgründen ein Hotel einer höheren Preiskategorie gewählt werden. .. important:: Entschädigt werden die effektiven Hotelkosten gemäss Originalbeleg. Allfällige Privatauslagen (z.B. private Telefongespräche) sind von der Hotelrechnung abzuziehen. Private Übernachtung ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Bei privater Übernachtung bei Freunden etc. werden die effektiven Kosten bis max. CHF 80 oder pauschal CHF 60 für ein Geschenk an den Gastgeber vergütet. Übrige Kosten ------------- Repräsentationsausgaben ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - Im Rahmen der Kundenbetreuung sowie der Kontaktpflege zu der Firma nahe stehenden Drittpersonen kann es im Interesse der Firma liegen, dass diese Drittpersonen von Mitarbeitenden eingeladen werden. - Grundsätzlich ist bei solchen Einladungen Zurückhaltung zu üben. - Die anfallenden Kosten müssen stets durch das Geschäftsinteresse gedeckt sein. - Bei der Wahl der Lokalitäten ist auf die geschäftliche Bedeutung der Kunden bzw. Geschäftspartner sowie die ortsüblichen Gebräuche Rücksicht zu nehmen. - Vergütet werden die effektiven Kosten. .. important:: Folgende Angaben sind zu vermerken: - Name aller anwesenden Personen - Name und Ort des Lokals - Datum der Einladung - Geschäftszweck der Einladung Kleinausgaben ~~~~~~~~~~~~~ - Kleinausgaben wie Parkgebühren und Kosten für geschäftliche Telefongespräche von unterwegs werden gegen Originalbeleg vergütet. .. hint:: Sofern die Beibringung eines Originalbeleges unmöglich bzw. unzumutbar ist, kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg bis CHF 20 eingereicht werden. Kreditkarten ~~~~~~~~~~~~ - Den Mitarbeitenden kann eine auf den Namen der Firma lautende Kreditkarte zur Verfügung gestellt werden (Corporate Card). - Die Jahresgebühren werden von der Firma übernommen. - Diese Karte darf ausschliesslich zu geschäftlichen Zwecken benutzt werden. - Bargeldbezüge sowie die Nutzung der Kreditkarte für private Auslagen sind untersagt. Administrative Bestimmungen --------------------------- Spesenabrechnung und Visum ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - Für die Spesenabrechnung ist die von der Firma vorgeschriebene Spesenlösung zu benutzen. - Die Spesenabrechnungen sind in der Regel nach Beendigung des Spesenereignisses, mindestens jedoch einmal monatlich zu erstellen und digital einzureichen. - Die Belege der Spesenabrechnungen (Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Kreditkartenbelege, Fahrspesenbelege) sind im Original in der dafür vorgesehenen Ablage zu hinterlegen. .. hint:: Die technische Lösung sowie das Vorgehen für die Spesenabwicklung ist im Kapitel :ref:`Expenses and receipts ` beschrieben. Spesenrückerstattung ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Die Spesenabrechnung und Rückerstattung erfolgt nach den geltenden internen Richtlinien. Gültigkeit Spesenreglement -------------------------- Dieses Zusatz-Spesenreglement wurde von der Steuerverwaltung des Kantons Zug genehmigt. .. note:: Aufgrund der Genehmigung verzichtet die Firma auf die betragsmässige Bescheinigung der nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen in den Lohnausweisen. .. important:: Jede Änderung dieses allgemeinen Spesenreglementes oder dessen Ersatz wird der Steuerverwaltung des Kanton Zug vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Ebenso wird sie informiert, wenn das Reglement ersatzlos aufgehoben wird. Inkrafttreten Spesenreglement ----------------------------- Dieses Spesenreglement tritt am 1. Januar 2020 in Kraft. .. code-block:: text Datum ________________________________________ Unterschrift ________________________________________